Infobiz.co.id

Infobiz.co.id Situs Berita Seputar Teknologi Terbaru, Informasi Games Terupdate, Keamanan Digital, Aplikasi Dan Cyber Attack Reporting.

SYSTEM AKUNTANSI PENJUALAN

SYSTEM AKUNTANSI PENJUALAN

SYSTEM AKUNTANSI PENJUALAN
SYSTEM AKUNTANSI PENJUALAN

System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.

Jenis Penjualan

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang  teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;

  • Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
  • Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
  • Penjualan Kombinasi  ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

Unit Organisasi yang terkait

Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1]  Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.

Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :

  1. Bagian Order Penjualan
  2. Bagian Otorita Kredit
  3. Bagian Billing/Piutang
  4. Bagian Stock & Delivery
  5. Bagian Buku Besar
  6. Bagian Pembelian
  7. Bagian Gudang
  8. Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik

Dokumen yang digunakan

  1. Penawaran Harga  (PH)
  2. Order Form  (OF)
  3. Memo
  4. Purcahse Order (PO)
  5. Surat Pengantar Supplier (SPS)
  6. Berita Acara Penerimaan
  7. Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
    1. 1 & 2 Tembusan pengiriman
    2. 3 Tembusan langganan
    3. 4.  Arsip bagian delivery
  8. Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
  9. Invoice/Faktur
    1. 1. Invoice
    2. 2. tembusan Piutang
    3. 3. tembusan Jurnal
    4. 4. arsip di bagian order penjualan
  10. Faktur Pajak
    1. 1. Faktur Pajak
    2. 2. Arsip
    3. 3. Extra Copy
  11. Kwitansi

Sumber daya

  • Hardware         : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link
  • Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan

Strukture Organisasi

  • Melakukan konsolidasi

Sasaran

  • Automatisasi  system akuntansi Penjualan
    • Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
    • Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
    • Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan
    • Dll

Waktu yang diperlukan

  • Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian tertentu dan efektif mulai awal periode akuntansi 2006

Biaya

  • Konsultan/dokumentasi :  –
  • Programmer                             :  –
  • Pelatihan                                   :  –

Uraian Prosedur

Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing

  1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau  secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
  2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek  pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
  3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi  sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
  4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
  5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

Bagian Kredit

  1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan  order
  2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
  3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
  4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
  5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

Bagian Stock & Delivery

  1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
  2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
  3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
  4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
  5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
  6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
  7. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
  8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

Bagian Gudang

  1. Menerima Perintah/Permintaan Barang
  2. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
  3. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang  kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
  4. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan

Sumber : https://usgsprojects.org/

infobiz

Kembali ke atas